職場でパソコンを使う時の注意点!作業時のポイント9つ!

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店員Kです!

現代では、仕事でパソコンを使う!という人も
多くなったのではないでしょうか。
自営業でもそうですし、サラリーマンでも、パソコンを仕事で使うような
タイミングは、ある人にはあるかと思います。

ですが、パソコンを過信してしまってはいけませんし、
利用する際の態度などにも注意です!
パソコンを使った作業の際には注意しなくてはならないことが
たくさんあるのです。

今回は、仕事上でパソコンを使う際の注意点について
まとめていきます!

仕事中のパソコン作業時の注意点!

仕事でパソコン作業をする際の注意点…
パソコン作業が仕事の中に、多い人であれば多い人であるほど、
これらの注意点はしっかりと知っておいた方が良いです。

私も、パソコン作業はよく仕事上で行いますが、
前は、結構いろいろと失敗もあったものです。

私自身の経験も踏まえて、仕事上でパソコン作業を
行う際の注意点をまとめていきたいと思います!

①定期的に保存する

ワードだとか、エクセル、その他何らかのソフトを
使って作業している際は、必ず”定期的に保存する”ということを
忘れないようにしてください。
保存は、とても大切なことです。

結構、パソコンって、ずっと作業をしていると
フリーズしてしまうことなどもあるのです。
自動で保存してくれるようなものなら、良いのですが
そうではないものもありますからね…。

もしも作業終了直前などにフリーズしてしまった場合、
保存されていなければ、また最初からやり直しになってしまいます。
こうなってしまうと、精神的負担は相当なものになりますし、
時間もかなり無駄することになってしまいますから、
保存は必ず定期的に行っておくようにしましょう。

私も、作業中だったものがフリーズによりパーになったことが
あるので、それ以降は本当に気を付けています。

②一時的に離れる場合…

仕事中にパソコンを使っている際にも、何らかの仕事で
一時的にパソコンの前から離れるようなこともあるかもしれません。
そんな場合には、必ずロックをかけておくことを推奨します。

私の場合は接客業だったので、必ず、パソコンの前から
離れるタイミングではロックをかけるようにしていました。
そうでないと、いつ、第3者がパソコンを覗いているか
分かりませんし、何かいじられてしまったら大変なことに
なってしまいます。

そして、接客業以外の場合だったとしても、やはり一時的に
離れる場合は念のためロックをかけておくことをおすすめします。
誰が、いつ、いじりだすか分かりませんからね…。

③ウイルス感染などに注意する

仕事上でパソコンを利用している時に注意しなくては
ならないのが、ウイルス感染です。
データを破壊されてしまうことはもちろん問題ですし、
最悪の場合、データ破壊ではなく、データ流出などに
繋がってしまう可能性もあります。

そのため、仕事のパソコンは、ウイルス感染に気をつけなくては
なりません。
ウイルスセキュリティソフトなどの基本的な対策も
必要だと思いますし、パソコンを使う人間の知識
(怪しいメールは開かない、怪しいサイトにアクセスしない)などなど
こういった部分には注意しておきましょう。

社内ネットワークなどで
繋がっている場合、一気にデータがやられる可能性も
否定はできないので、その点にも注意が必要です。

④バックアップをとっておく

仕事上の重要なファイルなどに関しては、必ず
バックアップをとっておくようにしましょう。
一台のパソコンにデータを保存しているだけで過信していると
そのパソコンが壊れてしまった場合、大変なことになってしまいますし、
USBメモリなどに保存している場合も同様です。

もしも保存するのであれば、2か所以上に分散して保存しておくか、
もしくはクラウド型の保存サービスなどを利用して
クラウド上に保存するなどしておきましょう。

とにかく、一つのものが壊れただけで、データが飛んでしまう
ような保存方法は問題ですから、ちゃんとデータを
守る準備はしておきましょう。

⑤目の疲れなどに注意

これは仕事上でなくても同じことが言えますが、
目の疲れには注意しましょう。
パソコンを長時間やるような仕事の場合、問題なのが
目の疲れや首や肩の凝り、そして、運動不足などです。
ずっとパソコン!という仕事じゃなければ別に
そこまで気にする必要もないかもしれませんが、
常にパソコンを使うような仕事の場合は、
注意しなくてはいけません!

体調的な問題については
仕事上でパソコンを使う際の注意」の記事に
まとめてありますので、そちらも参考にしてみてください!

⑥個人的なことはしない

仕事上のPC…個人事業主であれば別に構いませんが
会社のPCを使っている場合は、注意しましょう。
会社のPCで個人的なことをやれば、色々なことが
ばれてしまう可能性もあります。

まず、会社のPCで個人的なことをやっている!ということは
さぼっているということですし、
案外、会社のPCでプライベート的なことをやっていると
ばれてしまうことも多いのです!

実際に、私が店長をやっていた時に、
店のパソコンで個人的なことをしていた人がいますが
(休憩中なので、それ自体は別に構いません)、
自分の動画サイトのアカウントなどをログアウトし忘れていて
そのままになっている人が何人も居ました。

なので、休憩時間中だったとしても、仕事場でのパソコンを
使う際には注意が必要です。
何をしていたか分かってしまいますし、
上で書いたケースのように”ログアウト”などを忘れていては
第3者にイタズラなどをされてしまう可能性もあります。
それを避けるためにも、できることなら、あまり
プライベート的なことはしない方が良いかもしれません。

⑦周囲が目に入らない状況にならないように…

周囲が目に入らないような状態になってしまうと、
仕事場ではよくありません。
例えば、同僚や上司から呼ばれていても、それに気づくことなく
ずっとパソコンに集中してしまったりだとか、
お店などの場合だと、お客さんが入ってきても、気づく事が
できなかったり、その結果、クレームになったり、
商品を盗まれることにも繋がったりします。

そうなってしまわないようにも、周囲が目に入らない状況に
なることなく、時々周囲を見渡すように心がけていくと
良いかと思います。

⑧自己判断に注意

職場のパソコンでも自分専用のものならば良いですが
他の同僚や上司も使うようなパソコンの場合は
自己判断に注意しましょう。

どういうことかと言うと、勝手に設定を変えたりだとか、
勝手にソフトをインストールしたりだとか、そういう部分ですね。

自分がその職場のトップだった場合も同様です。
必ず何か変更をする場合は、周囲に確認を取ってからにしましょう。
あくまでも職場のパソコンであって、自分のパソコンでは
ないわけですから、そのあたりの部分には気を付けておきましょう。

これが原因でトラブルになったり、
怒られてしまったりでもしたら、相手も自分も気分が
良くないでしょうから、注意するようにしてください!

まとめ

職場のパソコンを使う際の注意点としては、
こんなところでしょうか。
あくまでも自分のパソコンではない、ということは忘れないようにすることと、
作業やセキュリティ面では、自分のパソコン使用時以上に
慎重になった方が良いかもしれません。

あとは、周りが見えないようなほどにのめり込まないように
注意する、ということでしょうか。
仕事中は、たとえパソコンを使うような場面であったとしても、
周囲に対する気配りや目線は忘れないようにしましょう。

あまり集中しすぎると、周りが見えなくなって、特に接客業の場合は
注意が必要です。