会社内で用のある相手が不在だった場合はどうすれば?

仕事

店員Kです!

会社内で、他の人に用がある、なんてこともあるかと思います。
何らかの相談だったり、書類の提出だったり、
相手から何かを貰いに行く用事だったり…
色々な用で他の人と関わる場面はあるでしょう。

しかしながら、用のある相手が不在…!なんてこともありますよね。
何か用事があって、その人に会いに行ったり、もしくは
電話をかけたのに、今は居ない…と。
そんな場合は、どうすれば良いのか、書いていきます!

用事のある相手が不在!どうすれば?

用事があって会いに行った相手が不在だった場合は
どうすれば良いのか。
また、電話などの場合でも、相手に取り次いでもらおうとしたら、
相手が不在だった場合はどうすれば良いのか。

もちろん、会社ごとにルールは違うと思いますし、
会いに行ったり、電話をしたりする用件もその時に
よってまちまちでしょうから、一概に言うことはできません。

あくまでも参考用、というかたちになりますが、
どのように対応していけば良いのか、まとめておきます

①いつごろ戻るのか確認して、出直す

相手がいつになったら戻って来るのか、
それを周辺の人に尋ねて、出直すパターンですね。
尋ねた相手が不在だった場合、たいていの場合は周囲の人間に聞けば、
その人がいつごろ戻って来るのか、もしくは、
今日戻ってこないなら、いつなら居るのか、知っているかとは思います。
聞いて、またそのころに出直します、とでも言って
その人がいるときにまた伺う、というもの。

相手が上司だったり、用件が重要な場合は、この方法を取ることに
なる場合も、多いのではないでしょうか。

電話の場合でも、この方法は有効かと思います。
いつごろなら居るのか確認できれば、その時間に電話することが
出来ますからね…
重要な用件の場合は、この方法を使いましょう!

ただ、場合によっては、その尋ねた人の周囲の人たちでさえ
その人がいつ戻ってくるか把握していない可能性もあります。
そんな場合は戻り次第連絡を貰えるように
お願いしておくと良いと思います(②の方法ですね)

②相手からの折り返しをお願いする

逆に、相手から”自分に連絡してほしい”とお願いする
パターンもあるかと思います。
目上の人相手の場合は、あまり使わない方法かもしれませんが、
上下関係が特に無い間柄の場合では、この方法も使うこともあるでしょう。

この場合は、簡単な用件と自分の名前、連絡先を
周囲に居た人間に伝えて、
相手が戻って来たら、折り返し連絡してもらえるようにお願い
しておけば良いと思います。

この際に、自分が連絡を受けれない時間帯や日付がある場合は
予め伝えておきましょう。
伝えておかないと、また相手から連絡が入った時に、今度はこちらが
連絡をとれなくて…なんてことも十分に考えられますからね…

③周囲の人に伝言をお願いする

本人が不在だった場合でも、周囲の人に伝言をお願いしたり
する方法で、伝わるのであればそれでも構いません。
ただ、この方法を使う際に注意したいことは、
あなたが伝えたいことが100パーセントしっかりと相手に
伝わるかは分かりませんし(他の人を介している時点で
話が少し変わってしまう可能性も)、相手が忘れてしまったら
それまでですから、本当に重要な話の場合は、
あまり用いない方が良い方法であるかと思います。

後から何らかのトラブルになってしまうと、非常に面倒臭いですからね…。
また、他人に知られてしまっては困るような当事者同士の話の場合も
伝言をお願いするのはやめておきましょう。

④書置きを残す

これは、話を伝えたい相手に対して、
書置きを残しておく方法ですね。
これでも、相手に話の内容は伝わるかとは思います。
ただし、これにも注意したいことがあって
書置きを残した場合も、
”それが必ず相手に伝わるかはわからない”ということですね。

例えば、話を伝えたい相手本人が戻って来る前に、
その紙が捨てられてしまったり、飛んでいったりしてしまえば
伝えたいことが伝わらない可能性もありますし、
当事者同士の話の場合も、誰かが勝手にそれを覗いてしまう
可能性があります!

そのため、大事な話の時には、この方法もおすすめは
できないですね。
加えて、相手から何のリアクションも無い場合、
報告したことがちゃんと相手に届いているのかどうか、という点も
心配なポイントの一つだと思います。

⑤メールなどで伝える

直接会わなくても良いようなやり取りの場合は、
メールなどで伝えるのも一つの方法です。
あくまでも、相手のメールアドレス、もしくはLINEなどの
連絡先を知っている場合に限りますが、知っている場合は、
メールやLINEなどを使って伝えるのも、一つの方法ではあるかと思います。

ただし、気を付けたいこととしては、
相手がそういう報告方法を嫌っている場合は、
避けた方が良い、ということです。
特に、年配の方を中心に、メールやLINEでの報告はけしからん!みたいな
考えの人も実際に居ますから、その点に関しては注意はしなくては
いけないのではないかと、思います

⑥次に会ったときに伝える

もしも急ぎではない話題なのであれば、次に会ったときに伝える!
というのでも全然かまわないかと思います。
相手が報告を求めているような話で、あまり重要性の無い話の場合は
次にその人と会ったときに伝える、でも全然問題はないでしょう。

話しても、話さなくてもあまり変わらないような
話であれば、なおさらです。
ただ、大事な話の場合は、早めに相手に伝えなくてはいけませんから、
自分の話そうとしている話題が、大事なことであるか、
そうでないかは、よく考えて、判断するようにしましょう!

⑦誰かにお願いする

もしも、自分の話そうと思っていた話が、
何らかのお願いで、本人が居ないまでも、その周囲の人でも
出来てしまいそうなことであれば、周囲の人に
お願いしておくのも一つの方法です。

ただし、勝手に話を進めてしまったりしても大丈夫なことか、
それともダメなことか、という点に関してはしっかりと
判断する必要があります。
勝手に進めてはいけない話なのに、勝手に進めたりして
しまって、後々面倒なことになってしまうと厄介ですから、
他の人に任せたりしても、大丈夫な内容かどうか、
考えてから判断するようにしましょう。

あやふやな場合は、独断で物事を進めたりせずに、
後日また改めて出直すなどの対応を取ると
良いかと思います。

長期不在の場合

もしも話をしようとした相手が長期不在あることが
分かった場合は、帰ってきたあとで、大丈夫なのであれば
帰ってきたときにお話すれば良いですし、
もしも今すぐに話を通さないと…と言う場合は、
その不在の人の周囲で働いている人たちに、連絡を取ることが
できないかどうか、確認してみてください。

もしも連絡が取れるのであれば、それで相手に
お伝えすれば良いですし、
連絡が取れないのであれば、周囲の人に事情などを
話して、協力してもらうような感じにすれば良いかと思います。

状況に応じて、臨機応変に対応していきましょう!

まとめ

会社内では報告相談連絡が大事などと言われますよね。
ですが、会社で働いていると、必ず話をしなければいけない人が
不在、という場面に出くわすことはあるかと思います。
そんな場合にも、慌てず、ちゃんと対処すれば
なんとかなると思いますから、
その連絡事項が急ぎなのか、そうでないのかを
しっかりと自分で判断して、その場その場で対応
していくようにしましょう!

基本的には相手の戻る時間を聞いて出直したり、
相手から折り返してもらう、というのが
一般的な対応になるかとは思います。