お店で商品の発注ミスをしてしまったら?対策と対処法まとめ!

仕事

店員Kです!

お店にとって欠かせない仕事の一つが
「発注」。
飲食店であっても販売店であっても、基本的には
何らかの商品を発注して仕入れしたりすることと思います。

ですが、発注の際に怖い事が、
”発注ミス”
場合によっては発注ミスによって、大変な損害を被ることに
なってしまいますから、
発注する際には細心の注意を払う必要があります。

今回は発注ミスを予防するための方法、
そしてもしも発注ミスをしてしまったらどうすれば良いのか、
という点をまとめていきたいと思います。

発注ミスにご用心!対策と予防法!

発注ミスは、色々な場所に迷惑を掛けかねない大きなミスです。
ですが、人間である以上、発注ミスが起きてしまうのは
仕方のない事です。
人間、誰しもミスをするものですからね…。

ですが、発注ミスを減らすことはできますし、
減らそうとする努力をすることはできるはずです。

発注ミスの予防方法と発注ミスをしてしまった場合、
そして発注ミスをしてしまった商品が届いてしまった場合の
対策や対処法をそれぞれご紹介していきます。

発注ミスの予防方法

発注する方法や、発注する商品はお店によって大きく異なると
思いますが、発注ミスを予防する方法は簡単なことです。
”面倒”ではありますが、”予防”という観点だけで考えれば
とにかくチェックを厳重にすれば良いのです。

予防方法としてどのようなものがあるか、
見ていきましょう。

・発注前に確認する
発注書を書いてFAXする形式でも、パソコン上で発注する形式でも
一番大事な点は変わりません。
発注前にしっかりと確認を行うことです。
発注書を送信する前の再確認。
これを行うだけでも発注ミスは大分減らせると思います。
人間はついついうっかりしてしまうものですから、再確認は非常に
大事なポイントの一つになりますよ!

・複数人でチェックする
発注を一人のスタッフで行うのではなく、複数人で、
発注前にチェックをする、というのも安全策の一つです。
例えば、アルバイトさんが発注をするならば、発注前に店長に確認したり、
店長の場合でも、他の社員さんに確認したり。
そうすることにより”自分では気づけなかったミス”に気づくことが
できるかもしれません。

・システムの改善
パソコン上で発注するシステムなのであれば、
それを改善することでも発注ミスを防げます。
私の勤務先でも、明らかに大量発注する場合、
警告文が出るようになっていました。
そういった確認のシステムを導入することでミスを
防ぐことができるかもしれません。

・記入はしっかりと
発注用紙に記入して発注する形式の場合、
記入場所が間違っていないかを確認することはもちろん、
記入形式の間違えや、誤字脱字などが無いかに関しても
しっかりと確認するようにしましょう。
記入する箇所を間違えたりすれば、全く別の商品が
予期せぬ数量、届いたりする可能性があります。

発注ミスの予防に大事なことは
とにかく「確認・確認!」です!
確認を繰り返すことで、発注ミス自体の数は、
大幅に減らすことができるのではないでしょうか。

発注ミスに気づいたら…

発注ミスをしたことに気づいたら…、
すぐに行動に出なければなりません。
到着前に気づけたことを幸運に思うべきだと思います。
では、発注ミスに気付いた場合はどうすれば良いのでしょうか?

・すぐに相手に連絡
大事なことは、すぐに相手に連絡することです。
取引先に直接発注している場合はもちろん、会社の本部などを経由して
発注している場合もそうです。
相手は「ん?こんなものをこんな数発注するのか」と思っても
それを事務的に送る可能性はとても高いですし、
相手がわざわざ「発注ミスじゃないですか?」なんて電話する義理はありません。
なので、もしも発注ミスに気づいたら一刻も早く相手に連絡してください。
なお、連絡はメールなどでは無く電話です。
メールだと気付かない可能性もありますからね…。
ただ、電話が繋がらない場合は、相手に伝言をお願いするほか、
メールも送っておいた方が良いです。

・ちゃんとお詫びをする
連絡が間に合えば、基本的にはミスによる発注は取り消し
してもらえると思います。
ですが、相手にとっては「本来しなくても良い仕事をさせられた」わけですから
手間をかけさせてしまったのは事実です。
しっかりとミスをしてしまったことを電話やメールでお詫びをすることを
忘れないようにしましょう。
できれば電話で直接話した方が、相手の心象としては良いかと思います。

・もしも手遅れであれば
発注ミスに気付いたのが遅かった場合、既に相手は
発送の作業を終えていて、荷物は店舗に向かっている最中、
なんてことも考えられます。
その場合は、相手から提案が無ければ諦めるようにしてください。
もう発送されてしまったものは仕方がないですから、
こちらかは返品の要求等、しないことが望ましいです。
何か方法を尋ねてみるぐらいは良いかもしれませんが、
強要はしないようにしましょう。

こんなところですね。
とにかく、発注ミスに気付いた時点でただちに連絡する。
このことを忘れないようにしてください。

発注ミスで届いた商品はどうすれば?

発注ミスで商品が届いてしまった場合は…
それをお店の方で処理するしかありません。
すぐにダメになってしまう食料品なのか、ずっと保管しておける
商品なのかによっても、その後の行動は変わってきますが、
桁違いの発送ミスをした場合は、いずれの場合も
素早く処理する必要がありますね。
その方法を見ていきましょう。

・他の店舗に相談する
もしもチェーン店なのであれば、他のお店に〇〇を大量に発注
してしまったけど、必要ないか、を確認してみましょう。
中には数個、引き受けてくれるところもあるかもしれません。
ただしこれは生ものなどは不可能ですから、
ある程度日持ちするものか、食料品以外である必要があります。

・店舗で特価販売をする
販売店の場合は店舗での特価販売、
飲食店の場合は、発注ミスをした素材を使った料理の特価販売、
これらでなるべくマイナスを無くします。
スルー価格(売っても+-0ぐらいの価格)で売るか
多少の赤字にしてでも売るか。
発注してしまった商品と、その分量を計算に入れつつ
考えていきましょう。

・同情を買う作戦
発注ミスをしてしまい、大量の商品在庫を抱えることになってしまった
場合の対処法として”同情を買う作戦”というものがあります。
店頭などで、素直に発注ミスであることをあえて明かして
助けてください!と呼びかける方法です。
特に、最近ではツイッターアカウントなどを持っているお店は
この方法を使っているところもあるみたいです。
「発注ミスによって在庫で溢れてしまいました!
 助けてください!」みたいな感じですね…
勿論、普段からツイッターを更新などしていて、
ある程度親しみを持たれていることが前提ではあります。

対処法としてはこのような感じになります。
最悪の場合は処分するしかないのですが、
できる限りロスを減らしたいモノです。
あらゆる手段を、検討していきましょう。

まとめ

発注ミスは、そもそも起こさないことが一番では
ありますが、なかなか難しい事もあるかと思います。
万が一起こしてしまった場合は、上記のような対処方法で
慌てずに対処していきましょう。

また、お店に、発注ミスで損害を負わせてしまった場合、
大事なのはまず、ひたすら謝ることです。
そのあとのことをどうすれば良いかはまた、
追々相談していくカタチになるかと思います。

一番の基本は発注前に確認すること。
確認を繰り返していれば、発注ミスも減りますから、
意識して確認するようにした方が良いかとは思います。

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