営業中にレジが壊れてしまった場合どうすれば?故障時の対策!

備品

店員Kです!

お店にとって生命線とも言えるもののひとつが「レジ」。
これが無いと、業務がとても大変になってしまいます。

私は、旧勤務先時代に、
レジの故障を経験しました。

レジが複数台あるお店であれば良かったのですが、
狭い店舗だったので、レジは一つしか存在せず、
そのせいで、大変な目にあったものです。

今回の記事では、もしもお店の営業中にレジが故障してしまった場合、
どのように対応すれば良いかを書いていきます。

ここで書いた方法が全てではありませんが、
一例として書いておきますね。

レジが故障してしまった!

営業中にレジが故障。とても焦ることです。
私も営業中にレジが故障してしまってとても焦ったものです。

レジも要するに家電製品ですから、いつかは必ず壊れます。
永久に使えるレジなんてありません。
それが、タイミング悪く壊れてしまったらどうすれば良いのか。

実体験を元に書いていきますね。

ちなみに、あなたがそのお店の責任者ではない場合、
店長や社員など、責任のある立場の人に指示を仰ぐのが先です。
現場の事情を知っている人が、一番適切な判断を下すことが
できますからね…。

店長や責任者クラス、自営業の方の場合は自己判断する
必要も出てくると思いますし、
店長に連絡を取れない際などに、
自分で決断しなくてはいけないこともあるかと思います。
そんな時は、下記のように対応してみましょう。

POSレジではない場合

POSレジ(在庫管理をPCなどのシステムで行っている場合)ではない
場合は、POSそれほど深刻な事態にはならないですね。
PC上で在庫管理などを行っているレジの場合は、データに狂いが生じて
しまいますから相当大変なのです…。

POSレジではないレジの故障の場合、
まずはつり銭を取り出せるようにしましょう。
鍵などがレジ購入時についていたと思うので、
それでこじ開けます。

故障時は「両替」ボタンなどを押してもレジが開かない場合が
あります。
その場合は、上で書いた鍵か、もしくは力ずくで、破壊してでも
開けるしかありません。

つり銭が取りだせないと、さすがに商売になりませんから…。

つり銭を取り出せる状態にしたら、
後は手計算で会計などを行えばOKです。
ただし、売上が分からなくなってしまうと
色々と問題があるでしょうから、
手書きで記録はしておきましょう。
(これが結構面倒だったりします)

なお、POSレジではないレジを使っている場合は、
ネットなどでもすぐに購入できますから、
故障した場合はすぐに購入することをおすすめします

レジが複数台ある場合

レジが複数台ある場合は、故障したレジは「故障中」とでも
貼り紙をして、お客様にもう一方のレジの方でお会計するように
お願いしましょう。

いつも2台の場合は1台になり、多少不便ではありますが、
それでもレジが無いよりは全然マシです。

壊れたレジがPOSレジの場合は業者直ちに連絡
(修理には時間がかかることもあります)し、
POSレジではない普通のレジの場合は、
買い替えを検討しましょう。

レジ系統のアプリの場合

現代だと、レジアプリのようなものも結構出ています。
エアレジ、なんかもその一つですね。
これらは運営側でダウンしない限り故障、という状態にはならないと思いますが、
アプリを使うための端末が壊れてしまってはお話になりません
(タブレットとか…)

壊れた場合はすぐに買い換えるか、予備の端末を用意しておくかしましょう。

アプリ系が故障で使えない場合の対応としては
「売れたものと個数、金額」を全て紙に控えておく、ということですね。
面倒ではありますが、再びアプリが使えるようになったときに、
売上分を全て入力する必要があります

POSレジで予備が無い場合

これが一番大変です。
在庫管理系統が完全にマヒしますし、
電源的な問題の場合は、普通のレジの場合と同じように
まずつり銭を取り出せる状態にしなければなりません。

そして、その後の販売ですが、
全ての販売を手書きで用紙に記録する必要があります。

POS在庫管理の場合は、
何が売れたかを正確に記録できていないと、
在庫管理が全てパーになってしまいますし、
棚卸等の作業や、日々の管理の時にも、数字にズレがあると
まともな在庫管理が出来なくなってしまいます。

そのため、レジが復旧した際に
「全ての販売記録」をレジに打ちこむ必要があります
(相当面倒くさいです)

なので、全部の売上を紙に書いていきます。

売上記録用の大きな紙を用意して、
販売するたびに、それを記録していきます。

記録するべきことは
商品名、売れた個数、金額、
そして可能であれば商品JAN(分かると、あとで入力時に便利です)
ですね。これらをもとに、あとで、全ての販売商品を
レジに入力していきます。
(例 〇〇〇(商品名) 2個 140円 (JAN))
↑こんな感じに、後から見て分かるようにしておきましょう。

バーコード管理していない商品がある場合は
参考用に商品名、そして売れた個数、金額をメモしておきましょう。

とにかく、何を、何個、いくらで売ったかを分かるように
しておかなくてはなりません。
相当大変だとは思いますが、後で見返して分かる様には
しておきましょう。

で、もう一つ大事なことはレジが壊れた時点で、
レジの業者に連絡しましょう。
POSレジの場合は、業者と契約している場合も多いです。

レジのどこかに業者への連絡先が書かれたシールが
貼られている場合も多いですから、
そこの業者に連絡します。

その後、修理、もしくは交換になると思いますが、
結構な費用がかかるので、それは覚悟しておきましょう
(不安なら事前に確認をしてください)

修理も、パーツなどの問題から
すぐに出来るとは限りません。
ある程度時間がかかる場合もありますから、なるべく早めに業者に
連絡することが大切です。

…レジが復旧した後も大変です。
POSレジの場合、レジにデータを打ちこまないといけません。
普段のデータ管理が安易な分、何かあったときは大変!と言う感じでしょうか。

上で買いたように「紙などに記録した売上」を全てレジに
順番に入力していきます。

レジが故障中で使えなかった期間が長ければ長いほど、
この作業は大変になります。

最後まで入力し終えたら、
レジのお金とPOS上の残高が合っているかは
必ず確認しましょう。

ずれている場合、記入漏れや入力ミスがあることが
考えられます。

在庫に関しては確認しようがないので、
次にお店の棚卸があるときに、在庫に差異がでないことを
祈るしかありません。

私の経験談

私の前の勤務先はPOSレジ1台でした。しかも古い機種。
本当に大変でした。
3日間ぐらい、レジが使えず、毎日手書き。
レシートも出せずに、レシートが欲しい人には領収書対応。

当時、アルバイトだったのですが
「今だけはお客さん来ないで~」などと思うぐらい大変でした。

そして結局、ちょっとズレもありました。。
やはり紙に記入だとそうなってしまいます。
普段どれだけ機械に頼っているかが、よく分かりましたよ…。

ちなみに三日もかかったのは、古い機種でパーツの確保が
出来なかったためです^^

まとめ

どの電化製品が壊れてしまうのも怖い事ではありますが、
個人的には、レジの故障がトップクラスの恐怖でした。

それだけ、レジはお店の生命線ともいえる存在です。

数台あれば良いのですが
全店がそういうわけじゃないですからね…
特に、上でも書いた通り、POSレジの場合は在庫管理を機械上で
正確に管理していますから、普段便利な反面、
壊れてしまうと恐ろしい事になります。

レジが壊れた場合は、上司がいる場合、まずは上司に判断を仰ぎましょう!