くだらない会議は長い!無駄にしないために大事なこと9つ!

店員Kです!

会社の会議…
長いと思ったことはありませんか?

私が思うに、しっかりとした会議は、ちゃんと時間を
区切って行われているように思います。

私の前の勤務先では、
朝10時から夜の19時まで会議をしていたりと、非常に
長い会議でした。

しかも、内容はスカスカ。

会議の効率化を図るためにも、くだらない会議を
長々とやることは、マイナスでしかありません。
ある程度の効率化を図ることは重要でしょう。

では、会議の何が非効率なのか。
それを書いていきたいと思います。

会議の非効率な部分

では、どのような会議が非効率的に
なってしまうのでしょうか。

会社の会議というものは必要です。
私の前の勤務先のように全く意味のない時間の無駄と
しか言えないような会議もありますが、
ちゃんと運営されていれば、会社の会議も大切なものですし、
意味のあるものです。

決して会議自体が、悪いものであるわけではありません。
会議も時には必要なものです。

ですが…
意味のない会議になってしまっては意味がありません。

どんな点が「無駄な会議」に繋がってしまうのかを
それぞれ見ていきましょう

①時間をしっかりと管理する

時間の管理が出来ていない会議は無駄にダラダラしがちです。
そもそも、進行する上での時間配分が決まっていないタイプの
会議は論外だと思いますし、
時間配分が決まっているのに、それを無視してダラダラと伸ばす
タイプの会議は無駄な会議であることが多いです。

私の旧勤務先もそうでした。
時間配分も決めずにダラダラ。
専務が納得したらやめる。
これではダメなのです。

無駄に長い会議は参加者の頭にも内容が入ってきません。

時間時間でしっかりと区切り、
会議の主催者側が「この時間通りに進める」という
姿勢を示すことも大切です。

②会議資料を読んでいるだけ

これ、物凄く無意味だと私は思います。
会議資料を読みながら進めるのは良いのです。
ですが、会議資料に書いてあることを本部社員がダラダラと
ずっと読み続けたりするだけの会議は全く意味がありません。

そこに補足をしたり、
読みながら別のことを話すなら分かります。

ですが、1時間も2時間もかけて音読するだけなら
全く意味はありません。
ンなもの30分で読めるわ!みたいな感じです。

会議資料の音読にダラダラと突き合わせる。
劣悪な会議になりかねないので注意が必要です。

③無駄に参加人数が多い

形式にとらわれて、参加する必要のない人間に対してまで
会議への出席を強要しているパターン。
これもまた、全く意味のないことです。
会議の参加人数は絞りましょう。

会議に出席するメンバーにも、それぞれ仕事があります。
参加しても全く意味のない人まで形式にとらわれて
呼ぶ必要はないのです。

実際に私は”本当に意味のない”会議に呼ばれたこともあります。
得るものも、何もありませんでした。

④ひたすら罵倒するだけの会議

お偉いさんが、部下たちをひたすら罵倒するだけの会議。
これは全く意味がありません。
実際に私の前の勤務先がこれだったのですが、
参加者たちは萎縮してしまい、ちゃんとした意見を言うことも出来ず、
会議前になると、落ち込む店長なども多い始末。

ちゃんと意見が言えない、というのはもはや異常です。
やがて、会議資料などの作成も「罵倒の矛先にならないように」
ということだけを店長たちは考え始めてしまい、
もはや「怒られないようにすることだけ」を考える人がほとんどで、
会議の内容すら頭に入っていない印象でした。

こうなってしまっては会議の意味すらありません。
参加者を萎縮させてしまってはちゃんとした議論も
行われず、会議参加者が保身に走るだけの会議になってしまいますから
会議の意味をなさなくなってしまうのです。

⑤日程の決まらない会議

日程をコロコロ変えるような会議は、
中身もコロコロです。
参加者たちにも仕事があります。
店舗などの場合は人員調整もあるでしょう。

私の前の会社の場合、会議の日程を突然ずらしまくり、
前日に「明日会議」などということもありました。

これをされると、いきなりアルバイトさんを呼ぶのも難しいですから
「会議がありそうな日」全てに余分な人員を配置することになり、
結果的に会社が「人件費削減!」と言っているのに
「人件費が増える」ことになるのです。

最初の日程の時点で計画性の無い会議など、
成功するはずもありません。

⑥仕切る人が不在なのも問題

ちゃんとした進行役が居ない会議にまとまりはありませんし、
進行役が居ない会議はダラダラと間延びして、
結果的に参加者の頭に内容が入って来ない会議に
なってしまいがちです。

それを防ぐためにはどうすれば良いのか。

ちゃんとした進行役を設置する。
これしかありません。

上役の顔色をうかがいながらオドオド進行させたり、
進行に割り込んで、勝手に内容を捻じ曲げたり、
こういう人がいる会議は成功しません。

⑦意見を聞かない会議

少しでも上層部が気に入らない意見が出ると、
話に割り込んで「おい」だとか「お前ふざけてるのか?」だとか
上役が下の社員たちを「脅す」会議。

そんなことをするのであれば会議する意味なんてありません。
どうせ、最初から自分の思い通りに進むこと以外、
聞き入れるつもりがない、ということですからね…。

それなら通達で十分です。

会議をやるのであれば、参加者の発言が少なくとも、
ある程度聞く必要はあるでしょう。
それに、反対意見がある場合の口のきき方。
例え、社長であっても「おい」ではありません。

ちゃんと、どこがどうダメなのか、それをこうした方がいいのではないか?
建設的な話が出来なければ、
そのお偉いさんは会議になど出ない方が良いです。
話を遮り、脅すような発言をしてしまえば
もうその社員から意見は出なくなるでしょう。

形式だけの、お偉いさんが納得するためだけの
会議ごっこが完成するのです。

⑧ネット会議の導入も考える

最近ではネットミーティングというものが行えるように
なりました。
同じ会社施設内の会議であればともかく
各支部や店舗の責任者などを集める会議は
ネットミーティングに変更してみるのも1つの方法です。

交通費、時間も勿体無いですし、
場合によってはこれが人件費の削減にも繋がります。

この会議は本当に人を集める必要があるのか。

会議の主催者はしっかりとそのことを考えて、
判断していく必要があるのではないでしょうか。

⑨会議の話題を決める

前の勤務先でネットミーティングがあった際に
出席するため、早くに出勤して呆れ果てました。

それは…
「今日話すことないや」というもの。
じゃあ呼ぶな。
その一言です。

このとき、本部や親会社のご機嫌をうかがうために
「会議をやった」という既成事実が欲しかっただけで
会議を開催していました。

こういうのは本当に無意味ですから
絶対にやめてください。
そういう古臭い形式が、会社をダメにします。

話すことが無ければ会議なんて必要ない。
話がないなら主催しない、呼ばない。
これが鉄則です。

余計な会議は会議ではありません。
ただのお茶会です。

まとめ

自分の会社の会議は、ちゃんと意味のあるものになっていませんか?
お偉いさんを納得させるためだけの「会議ごっこ」になっていないかどうか。
話す内容が無いのに無駄に人を集めているだけの「お茶会」に
なっていないかどうか。

会議を企画、主催する立場の人間は、あらかじめしっかりと
会議の内容を考え、また出てきた意見は意見としてしっかりと受け止める、
そういうことが大事だと思います。

本当に良い会議は時間に終わるものです。
だらだら長い会議はくだらないものが多い。

建設的な会議を心がけていきましょう。

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