年末年始になると
なかなか仕事の部下にも連絡をするのが
難しくなってくることもあるかと思います。
部下が年末年始休暇に入ってしまったり、
上司である自分が年末年始休暇に入ってしまったり
職場自体が年末年始休みになってしまったり、
色々なパターンが考えられます。
が、どうしても部下に伝えないといけないことが
出てきてしまったり、ということも、
仕事上、発生してくることもあるかもしれません。
そうなってしまわないための備え、
やむを得ない場合はどうやって連絡すれば良いのか、
連絡する際の注意点はあるのか、その点について
解説していきます。
年末年始は連絡しにくい！
年末年始も普通にフル稼働しているような
職場で、上司ある自分も、相手も休日がないような
場合に関しては、あまり気にする必要のないことですが、
どちらかが休みになったり、
職場が休みになったりする場合は、
普段よりも「部下に連絡」することが難しくなってしまいます。
職場で直接伝えることもできなくなってしまいますし
年末年始の場合だと、プライベートで色々な用事が
あって、なかなか連絡が確認できないようなケースも
十分に考えられるためですね。
とは言え、何か連絡事項が出来てしまったり、
連絡忘れがあった場合は、部下に連絡をしなければ
いけないようなこともあります。
その場合の対策方法や備えを見ていきましょう。
連絡しなくてもいいように「備え」が重要
まず、一番良いのは、「年末年始に連絡しないといけない」
ような場面を作り出さないようにする、ということです。
自分か、部下が休みになってしまう、
あるいは両方休みに突入するのであれば
必ず、休みに突入する前に
「部下に伝えなくてはいけないこと」
「部下に確認しておかないといけないこと」
をしっかりと伝える・確認する、ということを
しておきましょう。
言うべきこと、聞くべきことを全て
年末年始の休みに突入する前にしておけば
緊急事態以外で、部下に連絡するような必要は
無くなります。
まずは、これをしっかりとやっておくべきです。
伝え忘れはないかどうか、
聞き忘れはないかどうか、
このあたりをしっかりと確認しておきましょう。
…とは言え、仕事上では「急を要する出来事」が
後から発生してくる可能性もあります。
そのような場合に一切連絡がつかない状態だと
色々と厄介なことになると思いますから
可能であれば、部下の緊急時の連絡先を
知っておくことができれば、
より安心です。
電話でも、メールでも、ＬＩＮＥでも、
相手と自分が納得する連絡手段を
確保しておくと良いかと思います。
（※ただし、近年では個人情報を必要以上に教えることを
リスクと考える人も多いですから、教えたくない！という人から
強引に聞き出そうとしないよう、注意は必要です）
部下が職場にいる場合
自分が休みでも部下の側が職場にいる場合は
職場に連絡をすれば済む話です。
職場で直接連絡を取るのが難しい場合に関しては
部下に直接連絡しても良いですが
部下のほうは出社（バイトの場合シフトに入っている場合）している
のであれば、通常、部下に直接ではなく
職場の方に連絡すれば良いかと思います。
さすがに職場の連絡先が分からない、ということは
まずないとは思いますが
もし知らない場合は連休に入る前に
職場の連絡先をしっかりと確認しておきましょう。
部下が休みの場合
部下が休みの場合に何かを確認したかったり
連絡する必要が生じてしまった場合に関しては
部下に直接連絡を取り、確認するしかありません。
連絡手段としては電話、メール、ＬＩＮＥなどが
考えられますが、
あなたと部下との間でいつも使っている
（※連絡を一度もしたことがない場合は別）方法で
連絡を取ればよいと思います。
ただ、連絡先を「知らない」場合に関しては
連絡できませんので
他の方法を用いる必要があります。
あなた以外の社員や部下などに
「連絡したい部下」と連絡が取れる人間が
いるのであれば、
その人に伝言をお願いする、という方法をとるか、
あるいは急ぎの用事でないのであれば、
直接会える日まで待つか、
ということになります。
会社で連絡先を調べたりすることも
あなたの立場・会社によっては
出来るかもしれませんが、
これは場合によっては、
部下とのトラブルに繋がる可能性も
ありますので、その点は注意してください。
また、職場自体がお休みになってしまっている！
ということで無ければ
職場に赴いて、職場から連絡する方法もあります。
（職場に行けば、その部下の連絡先が全く分からない、
ということはまずないと思います）
いつでも電話に出れるとは思わないこと
年末年始休み、ということは
当然部下の側も、プライベートで何らかの用事が
あったり、外出したりしている可能性は十分にあります。
そのため相手が”いつでも電話に出ることができる”とは
思わないようにしましょう。
相手にも都合があります。
自分だってそうだと思いますが
部下も、電話と合体しているわけではありませんから
電話に必ずしも出ることが出来るとは限りませんし、
折り返しの連絡も半日以上、
あるいは翌日までかかるようなこともあるでしょう。
電話に出られなかったことを咎めたり、
文句を言ったりするようなことはないように、
注意してください。
この点を勘違いして
きつく叱りつけたりするようなことがあれば
最悪の場合「パワハラ」になってしまいかねません。
この点は厳重に注意するようにして下さい。
連絡がつかない場合はどうすれば？
上でも書いたように、部下にも都合があります。
特に年末年始は何らかの用事がある可能性も高く、
簡単には連絡がつかない可能性は十分にあります。
その場合に関しては、
電話の録音メッセージ、
メール、ＬＩＮＥなど
”記録として残るもの”でメッセージを残しておきましょう。
残る形式でメッセージを送れば
相手も、都合が良い時に見てくれて
気づいてくれるはずです。
まず単に「連絡」するだけの場合…
相手からの返事を特に聞かなくても良いような場合は
録音のメッセージやメール、ＬＩＮＥなどで
直接要件を伝えてしまいましょう。
それで基本的には用件は済むはずです。
相手から了解しました、などの返事がくれば確実ですし、
来ない場合は、日をおいてから、もう一度確認がてら
連絡を送っておくと良いと思います。
相手に聞きたいことがある場合や、
相談がある場合に関しては
「折り返し電話をください」と伝えておくか
メールやＬＩＮＥなどでやり取りする場合は
返事を必要としている、ということをちゃんと伝えましょう。
相手からの反応がなかなかない（1日ぐらい待つのが望ましいですが
急用ならもう少し早めても）場合は電話や
メッセージなどをもう一度試してみても良いですが
くれぐれも何度も何度も、繰り返し、
（例えば10分に1回など）の連絡はしないように
注意してください。
何事も「節度」というものがあります。
本当に緊急事態の場合に関しては
やむを得ませんが、
そうでない場合、ある程度時間に余裕がある場合は、
まずは「落ち着く」ということも
上司として大切な部分の一つになります。
まとめ
年末年始の休みに入ってしまうと、
色々とプライベートで出かけたりしている人も
多いと思いますし、
家でのんびり寝たりしている人も多く、
なかなか連絡しにくい状態になってしまいます。
出来ることなら、
年末年始の休みに、自分か部下が入ってしまう前に
しっかりと連絡・聞きたいことは全て済ませておくようにし、
年末年始に連絡をする必要が生じないようにする、
ということが大切になりますね。
