アルバイト始めたての人間にありがちな悩みの一つが
かかってきた電話の相手の名前が上手く聞き取れない、
ということですね。
経験がある人も、ない人も居るかと思いますが
案外、そういう経験をお持ちの方はいらっしゃるのでは
ないでしょうか。
お客様からの電話ならまだしも、
会社の人間は、取引先との電話などで
相手名を聞き取るのに、なかなか苦労することも
あるかと思います。
そんな場合の、ポイントをまとめておきますね。
相手の名前が聞き取りにくい…！
アルバイト始めたての際にありがちな悩みの一つが
電話の相手の名前が聞き取りにくい！というパターンですね。
特に会社名など、普段聞きなれない単語だと「え？」と
なってしまうこともあるかと思います。
特に、お店なんかだと、周りは騒がしいですし、
アルバイト始めたてのころは、色々と緊張したり
焦ったりもしているものですから、聞き間違えを起こして
しまう可能性も十分にあるのです。
そんな、聞き取りにくい場合は、どのように
すれば良いのでしょうか。
それを、まとめていきます
①次第に慣れていく
まず、最初は聞き取りが上手くできなくても、
アルバイトを続けていると、次第に聞き取れるように
なって行くと思います。
本部には〇〇さんと言う人が居るんだな、だとか
だんだんと名前を覚えていきますし、
取引先の会社名などにしても、やはり次第に
こういう名前の会社と取引してるんだな、と
覚えていくかと思います。
なので、バイト先の電話で相手の名前が聞き取れずに、
悩んでいる方も、それは最初、慣れてくるまでの
話だと思いますから、あまり思いつめたりはせずに、
ゆっくり覚えていくようにすれば良いかと思います。
電話をかけてくる大体の相手の名前がわかれば、
全部聞き取れなくても、相手が誰だか分かるように
なると思いますし、もっと慣れてくれば声で相手が
誰だか大体分かるようになると思いますからね！
②電話の音量が小さい場合
中には、バイト先の電話の音量自体が
小さすぎて聞こえない…
つまりは、アルバイト先の環境の問題である可能性もあります。
その場合は、電話の音量が小さい頃を、バイト先の責任者に
しっかりと伝えて、音量を調節してもらうようにしましょう。
言わないで黙っていると、これから先も聞き取りにくい電話に
苦しむ羽目になりますから、その点に関しては、注意した方が
良いかと思います。
私がアルバイトを始めた際の、お店の電話も
音量が異常に小さかったので店長にお願いして
音量をあげてもらうことで対処しました。
③聞き返すのは１回まで
相手にとっては、電話口のスタッフが
新人さんかどうかなんてなかなか分からないことです。
そのため、何度も何度も聞き返されればむっとすることも
あるでしょう。
実際に、新人時代に、私は２回聞き返してしまったことが
あるのですが、少し怒り気味に返事をされてしまいました。
まぁ、この点は仕方のないことです…。
なので、聞き返す場合は「１回まで」にしておいた方が
良いかと思います。
何度も何度も聞き返されれば、それは、相手からとっても
嫌な気持ちになってしまうのは分からないでもないですし、
取引先などに不愉快な気持ちにさせてしまうと
後々面倒なことになるかもしれません。
１度聞き返したぐらいで怒りだす人はいないと思いますし
万が一いたとしても、それは相手の側に問題がありますが、
２度以上の聞き返しはやめておいた方が良いかと思います。
また、聞き返す際には、失礼な感じではなく
「お電話が遠いようですので」みたいな定型文か
「申し訳ございませんがもう一度お名前を」みたいな
感じにしておきましょう。
２回のうちに出来ればちゃんとした名前を、
無理ならできうる限りの範囲を聞き取れるようにしておきましょう。
④分かる範囲の情報を伝える
新人スタッフさんであれば、相手からの電話を
店長だとか、上司の方に取り次ぐ場合が
多いかと思います。
万が一聞き取れなかった場合はどうするか。
できれば聞き取ることが一番なのですが、
もしもどうしても聞き取りができなかった場合に関しては、
出来る限り電話を取り次ぐ相手に情報を
伝えるようにして下さい。
例えば〇〇部の〇～～まで聞き取れた場合は
そこのところまでは取り次ぐ相手にちゃんと
伝えてあげてください。
普段から電話をよく受けれている人間であれば
限られた情報からであっても、相手が
誰だかはある程度予想がつくはずなので、
自分が聞き取れた部分だけでも、ちゃんと正確に
伝えてあげることは大切です。
店長や上司に何か言われたら、
素直に聞き取れなかったことを
謝っておきましょう。
ただ、方針として、相手に失礼になったとしても、
ちゃんと聞き返せ！という場合もあるかと思います。
このあたりは上司次第なので、上司の方針に従いましょう。
⑤取次でない場合は必ず聞く
上で書いてきたのは、あくまでも、その場で取り次ぐ場合に
関してです。取次ではなく、店長や上司など、その場で
取り次ぐ相手がおらず、こちらから折り返しの電話だとか、
そういうことを求められる場合、
相手が分からないと、店長や上司の人も困ってしまいます。
こちらからの折り返しの電話が必要なのにも
関わらず、相手が分からない…では、電話の返しようが
ありませんし、店長や上司も困ってしまいます。
そのため、折り返しの電話が必要な場合は、
しっかりと相手の名前をちゃんと把握しておいてください。
また、その時覚えていても、他の作業をしていると
忘れてしまう可能性は充分にありますから、
電話を受けた際にメモをしておくことが大事な
ポイントになります。
聞いておくべきことは
・相手の名前
・所属会社（バイト先の会社なら担当部署）
・こちらから折り返しかけるのか、相手がかけてくれるのか
・時間の都合
あたりでしょうか。
臨機応変で、良いですが、上の２つは必ず聞いておきましょう。
その上で聞けるような雰囲気なのであれば、下の２つも含めた
４つすべての項目を尋ねておくことができれば
問題になることはないかと思います。
名前が聞き取れなかった場合や
あやふやな場合は、最後にもう一度確認の為
お名前をお願いします、みたいな感じで聞き直す方が
相手に悪い印象を与えずに済むかもしれません
⑥分からないことは聞く
バイト先の電話取り次ぎで分からないことがあれば
必ずバイト先の先輩や上司に聞くようにしましょう。
分からないことを分からないままにしておくと
トラブルになる可能性もあります。
いい加減なバイト先もありますが、
そうでなければしっかりと教えてくれると思いますから、
聞きたいことがあれば、遠慮せずに
聞くようにすると良いと思います。
最初はミスをするもの…
電話の取次ぎなどで、最初はミスをしてしまう人も多いかと思います。
しかし、こればっかりは慣れるしかありません。
最初は、なかなか電話に出たくないなぁ、という気持ちも
強いかと思いますが、そこを頑張って、電話に出ることで
経験を積んでいくしかありません。
ミスをすれば注意されるかもしれませんが、
注意されることで、次につなげれば良いと思います。
最初から完璧に出来る人間なんていません。
私も最初はミスをしたものですし、あまり気にしすぎなくても
良いのではないかと思います
少しずつで大丈夫です
ちょっとずつ色々なことを焦らずに覚えていけば、電話に
関しての不安も、次第になくなって行くと思いますよ！
まとめ
アルバイトを始めたばかりのころは、
私も電話にあまり出たくないなぁ、などと思っていました。
しかしながら、電話から逃げていると、いつまでも
苦手意識を克服することはできませんし、電話に対する
恐怖がずっと続くことになってしまいますから
最初は嫌でも、電話を取る機会があったら積極的に
取って行った方が良いかと思います
最初はミスするかもしれませんが、
それもある程度は仕方のない事です。
いつまでも電話に怯えている方が、自分自身も辛いと思いますから
早めに克服してしまいましょう！
