シフト作成! バイトや社員のシフト作りの手順4段階を解説!

店員Kです!

スタッフさんの出勤日を決めるシフトづくり。
大切な作業の一つです。
基本はそのお店や現場の責任者が作る場合が多いですが、
場合によっては、ナンバー2ポジションの人などが作ることも。

今日は約3年間アルバイトスタッフさんのシフトづくりを行っていた
店員Kが、シフト作りの手順、シフトづくりのポイントなどについて
詳しく書いていきますね!

一応、店員Kは3年間で特にトラブルもなく、
さらに自分の休日もしっかり確保したシフトづくりを続けることができましたので、
皆様の参考になれば幸いです!

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シフト作成の手順

まずはシフト完成までの手順を順番に説明していきますね。
もちろん、この通り手順を踏まず、別の方法でも構わないのですが、
個人的にはこの手順で作るのが一番やりやすいように感じました。

まず、シフト掲示の為の用紙を作っておきましょう。
まぁ、お店によって既にシフト表の用紙やデータはあると思うので、
それを使えばOKです。

①希望を確認

まずは、その職場で勤務するスタッフの皆様の希望を確認しましょう。
出れない日と、この時間はダメ、という日を書いてもらえばOKですね。
後は週何回入りたいか、など人によってあると思いますので
それも確認しておきましょう。

私の場合はシフト希望用紙というものを作って、それに記入して
毎月出してもらっていました。

なお、希望を聞くのはなるべく早めにしましょう。
例えば12月のシフトを作りるのであれば、
11月の中ごろぐらいから、確認を始めた方が良いです。

なかなかシフトの希望を出してくれない人や出せない人も居るので
早めに希望を募り始めることが大切です。

どうしても希望を出せない人が居る…

掛け持ち先の都合上や学業の都合などで、どうしてもシフト希望を
ギリギリまで出せない!という人もいると思います。
その場合も急かしたりはせず、ちゃんと待ちましょう。

ただし、出せない人が一人である場合、先に他のスタッフたちで
「仮のシフト表」を作ってしまうのもアリです。

もしかしたら後に変更があるかもしれないことを、
予め言っておき、シフトを掲示すれば問題ないかと思います。

②希望が集まったら…

希望が集まったらなるべく早くシフトを作りましょう。
自分は良くても、周りのスタッフさんは早くシフトを知りたいモノです。

自分がいつ仕事するのか分からないと、プライベートの予定も
立てられませんし、通院などしている人によっては予約もとれません。
非常に困ってしまうのです。

私のバイト時代の店長の一人は前日になっても、決まっていなくて
プライベートの予定を組むのに非常に苦労しました。

なので、作る立場になった時はなるべく早く作るように心がけていました。

シフトの希望が揃ったらすぐにシフトを作る!!
これ、大切です。

忙しいのは分かります。
でも、周りの人のことを考えてあげてください。

で、本題に戻りましょう。
希望が集まったら…。

まず、スタッフさんのシフト希望を表に記入(PCなら入力)していきます。
この日は出れない、というところに×をするなど、
どの人がどの日出ることができないかをはっきりさせていきましょう。

次に自分の予定です。
自分の休みたい日や本社での会議があり、店舗に居られない日などを
書きだしていきます。

このように、先に希望をまとめておくことでシフト作りが飛躍的に楽に
なりますよ。

ここまで来たらいよいよ本番、シフトづくりです。

③シフトを作る

シフトを作っていきます。店員Kはシフトづくりは一種のパズルゲームだと
思っています(笑)
とても頭を使いますし、難しいですよね。

全員分の出れない日を考慮しながら、
それぞれシフトを作っていきます。

ここからは、シフトづくりの際のコツを書いていきます。

全員が満足するシフトは作れない!

まず心構えから。
シフトづくりの際の基本中の基本ですが
「全員が満足するシフト」は作れません。

誰も文句を言わないシフトを作ることができても、
全員が100%満足するようなシフトを作ることなど不可能なのです。

勿論、この日は出れない、と言われている日に入れてしまうことは
できません。

しかしながら、シフトを作っていると結構、
「もう少し稼ぎたい」
「この人とはできれば入りたくない」など、
色々と希望が出てくるわけです。

しかしながら、これらを全部聞き入れていては、
シフトなど作れなくなってしまいます。

なので、「可能な限り」聞き入れることは大切ですが、
無理な時は無理、とある意味での開き直りもシフトづくりには
大切です。

バランスが大切

シフト作りにはバランスが大切です。
特定の人にシフトが偏りすぎていないか、
特定の人のシフト希望ばかり優先していないか、
しっかりと確認しましょう。

特定の人を贔屓していると、やはり他のスタッフはだんだん不満を
募らせていくものです。
そうならないためにも「平等に」シフトを作ることが大切です。

シフトを作る人も人間ですから、
あの人は良い、あの人はちょっと…というのもあるでしょう。

しかしながらシフトづくりには「私情」を挟んではいけません。
トラブルのもとになりますし、必ずどこかで失敗します。

なので、必ず私情を挟むことなく、平等にシフトを作ることを
心がけましょう。

私のバイト時代の店長は私情でシフトを作り、
それが原因でバックレが多発していました。
そういうこともあるので、気を付けましょうね。

自分が休みたい日…

シフトを作っている自分自身も休みたい日、当然ありますよね?
また、会議などでお店に居られない日もあると思います。

「休めたら休もう」ぐらいの日なら別に良いのですが
プライベートに予定を入れる、など必ず休みたい日には
多くの人材を配置しておくことをおすすめします。

勿論、どこの職場もそんなに人員に余裕がないと思いますし、
上が人件費人件費わめいていることもあるでしょう。

しかし、必ず休みたい、もしくは休まなくてはならない日には
余分に1人か2人は配置しておきましょう。
もし、1人が風邪などで休んだ場合も店が回るぐらいの
人材を配置しておくことをおすすめします。

人件費や人手が足りないなら、あなた自身が出勤する日の
人数を少し削ってでも、休日候補の日に人を配置しましょう。

こうでもしない限り、シフトを組むポジションの人は
安定して休むことができませんからね…。

自営業の場合は仕方がないですが、あなたが雇われ店長や雇われの身であれば
上の「人件費、人件費」という声を多少無視してでも、
人を多く配置して休んでしまう事をおすすめします。

会社の上層部はとにかく「人件費 人件費」と呟くものです。
イチイチ気にしていたら、休めなくなっちゃいますよ…?

どうしても回らない…

どうしても人が足りない日があり、シフト表を埋めることが出来ない場合。

この場合、道は2つに一つです。

・スタッフの誰かにお願いする
・自分がどうにかする。

スタッフの誰かにお願いする場合、あくまでも「お願い」するということを
忘れずにお願いしましょう。

「この日、人足りないから出て」みたいな高圧的な態度では
頼まれる側も不快です。

下手にお願いし、場合によっては見返り(代わりにこの日休みにする など)を
用意することも大切ですよ。

「自分がどうにかする」これは自分の休みを返上したり、もしくは一人で営業したり、、
自分が頑張って、穴埋めをする、、ということです。
店員Kも誰一人アルバイトさんが出れない日があって、1日中ワンオペで店を
回したこともあります
(私の勤務店舗は狭かったからこそ、出来たのですが…)

普段から…

シフトづくりに影響するもう一つの要素。それがあなたの普段の人柄です。
貴方が普段からバイトスタッフさんや同僚をぞんざいに扱っていれば
お願いしても、人の足りない日に入ってくれなかったりと、そういうことも
あるでしょうし、

反対に普段から周囲への配慮を欠かさなければ、
シフトの穴埋めに協力してくれるはずです。
普段からの行いも、シフトつくりには大切だということですね。。

人件費を削減したい

人件費の削減、個人的にはあまりおすすめしませんが、
削減したい場合は均等に、少しずつ削減していくのがベストです。
いきなり「ガクッ」とシフトを減らされればスタッフも「え?」ってなりますし、
特定の人だけ大幅に減らすのも感じ悪いです。

なので、どうしても人件費を削減したい場合は、
少~しずつ、緩やかに減らしていくしかありません。

いきなり仕事量を大幅に減らされて辞めた先輩もいたので、
人件費を削れば、人が止める、トラブルになる可能性は上がる、
ということだけは覚えておいてください、

発表前に確認

シフト表が完成した!と思ったら発表前に再確認しましょう。
後から「間違った!」と言われて変更されると、アルバイト側から考えると
とても困ります。

なので、シフト表が完成したら、今一度じっくりとシフト表を確認して
間違えがないかをしっかりチェックしましょう。

確認して大丈夫ならいよいよ掲示です!

④完成!

シフト表が完成したら、なるべく早い段階でシフト表を掲示しましょう!
上でも書きましたが、一度発表したあとの「変更」はスタッフさんから
嫌がられるので、それは覚えておいてくださいね。

なので最終確認をして、掲示するようにしましょう。

文句を言われたら…

シフトを作って発表すると、「ここが○○~」などと文句を言ってくる
スタッフさんも居るかもしれません。
この場合、対応するかどうかは作成者次第ですが、
「わがまま」な文句であれば、しっかりと事情を説明して変更はできない旨伝え、
「正当な」な文句であれば、対応してあげるのがベストかと思います。

「あの人と話したくない」など、わがままな感じの文句まで全て聞く必要は
ありません。そこまで聞いていたら、シフト表はいつまで経っても
完成しませんから・・・

急な変更に対応…

シフトを完成しても、シフトを掲示後、スタッフさんの一部から
「この日出られなくなった」と言われることが多いです。

そういう場合は
「もう決めちゃったから」と怒ったりするのではなく、
正当な理由であれば、しっかりと対応するのもシフト作成者の役割です。

他の人とシフトを入れ替えることや
代わりにこの日出られるかな?など、代替案を出すのも良いですね。

いずれにせよ、「出られなくなった」日に無理して来い!というのだけは
NGですよ!

まとめ

シフト作りは色々と気を使いますし、大変です。

大事なのは、
・なるべく早めに希望を取りそろえること
・私情をはさまず、公平にシフトを作ること
・ある程度は心を鬼に(誰と組みたくない、など全員の希望をかなえようとしない)

の3点でしょうか。

作ってくるうちに慣れてくるとは思いますが、
慣れても大変なことには変わりありません。

できる限り、働くスタッフさんが気持ちよく働けるようなシフトづくりを
心がけていきましょう!


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