店員Ｋです！
会社や小売業などにとって、行わなくてはいけないことの一つが
「棚卸」。
やったことがある人にはその面倒さが分かると思います。
ただし、やらなければ、在庫の正確な個数や金額などを把握できませんし、
大事なことなので、面倒でもやらなくてはなりません。
棚卸がどんなものか、については今回の記事では
既に分かっているモノとして、省きます。
棚卸の際に店に残っている在庫の数と、帳簿上の在庫の数が
あっているかを確認する作業があると思います。
ですが、これが…実際に確認してみると、
結構差異が出るものなのです。
例えば記録上では「５個」あるはずなのに
お店には「４個」しかなかったり・・・
こう言った棚卸における「ズレ」はどうして発生してしまうのか。
今回は棚卸の差異発生で考えられる原因を
書いていきます！
（店舗の棚卸中心でお話します。ご了承下さい）
棚卸の差異の原因
私も、棚卸をアルバイト時代や雇われ店長時代に結構な回数しました。
私の勤務先では３か月に１回ほどの棚卸だったのですが、
毎回、最終的に在庫を数え終わった後に、パソコン上で、
帳簿在庫と照らし合わせると「ズレ」がありました。
差異がないときなんて、ありませんでしたね。
中古買取もあったので、結構いろいろと在庫もあり、
完全一致することは最後までありませんでした。
私の経験を元に、棚卸で差異が発生する原因を紹介していきます。
①数え間違え
発生した差異の大半はこれでした。
私の職場では小さなハンディーポッドにバーコードを読み込ませて、
それをパソコンに取り込みして、
取り込んだデータとパソコン上の（帳簿在庫）在庫と一致しているかを
照らし合わせていました。
で…
在庫が数万点レベルであるわけですから、このポッドへの取り込み時に
結構な量の間違えが発生していました。
同じものを２回取り込んでしまっていたり、間違えて取り込むのを
忘れていたり…。
差異を確認してみると、
案外、ちゃんとした個数になっていることも多かったです。
まず、差異が発生したら、差異が発生したものに関しては
もう一度数え直してみると良いと思います。
②カウント漏れ
売れない商品や使わなくなったものなどで奥にしまいこんでしまっているものは
そもそもカウントを忘れている可能性もあります。
事務所の奥だとか、思わぬ場所に在庫がしまわれていることも。
特定の商品の差異が多く発生している場合で、
それがあまり売れないような商品の場合、どこかにしまいこんでしまっている
可能性もあります。
事務所などを一度確認してみることをおすすめします。
③入庫時の処理関連
商品を入庫した時の処理にミスがあった可能性もあります。
商品入庫時に「１」のものを「２」で入庫していたりすれば、
当然、正しく販売していたとしても、数がずれてしまいます。
そのため、差異の原因が分からないものに関しては
入庫の処理が正しくされているか、確認してみた方が良いと思います。
帳簿上よりも実際にある数の方が多い！という場合は、
そもそも入庫処理を忘れている可能性もありますね。
④備品転用などの処理忘れ
これは、職場によって方法は若干異なるとは思いますが、
備品転用などの処理を忘れている場合は、
当然、在庫にずれが生じます。
例えば、お店などで売っているものを、
売り物として売るのではなく、お店の業務用として利用した場合、
何らかの処理を行うことになると思います
（処理の方法は会社によって違うと思います）
その処理を忘れてしまっている可能性もあります。
実際に、私のバイト先では、この処理が忘れられていて
差異が出ていることは実際にありました。
また、お店の企画などで商品をプレゼントするような
こともあるかもしれません。
そういう場合の処理も正しく行っていないと
ずれが生じる可能性があります。
⑤間違って入力したものが残っている
入庫時に、同じ伝票を二重で入力していたり、
中古の買取などをやっているお店の場合、
中古の買取処理を２回やってしまっていたり…
色々なケースが考えられます。
差異の原因が見つからない場合は、これらにも
注意した方が良いかと思います。
また、レジ打ちなどの間違えを取消し忘れていたり、
気付かぬうちに２回打っていたり
（基本的に、レジで間違えがあればその日の閉店時は
気づくとは思いますが、念のため調査してみるのは
良いかと思います）
⑥間違えて販売している
レジで販売する際に間違えて販売してしまっている
ケースも考えられます。
似ている商品同士だと特にこれが起きやすいです。
Ａの数が１個足りなくて、Ｂの数が１個多い・・・。
この場合はレジ処理などを間違えている可能性も
考えられます。
最終売上日などが確認できる場合は、その日、
レジをどのように入力しているかを確認してみるのも
良いかと思います。
⑦破損した商品などの処理
売り物の中には、時々、何らかの事情で破損して売り物に
ならなくなってしまうものもあるかと思います。
そう言ったモノをちゃんと処理しているかどうか確認してみましょう。
例えば、商品パッケージがボロボロになってしまって
処分したものなどはありませんか？
ある場合はそれが原因である可能性も高いです。
⑧他店舗とのやり取りが原因
企業経営の店舗の場合、他の店舗と在庫調整のために
”転送処理”を行うこともあるかと思います。
その際に処理をミスしていると、差異となって
現れる可能性も十分に考えられます。
特定の商品が、自分の店舗と、もう１店舗別の店舗で
差異が出た場合、店舗間のやり取りの際にミスが生じている
可能性も十分に考えられますから、
相手の店舗に連絡をとってみて、確認してみた方が良いかと思います。
転送処理などのミスが原因であれば
それを修正すれば済むだけの話ですからね…
⑨万引きがあった
どんなに気を付けていたとしても、お店とは、万引きをされてしまう
ものです。
気付かずに万引きされている、なんてこともあるでしょう。
どうしても原因が不明で、差異が出ている商品があるのであれば
その商品は万引きされてしまった可能性が高いです。
ただ、万引き…もしくは内部による盗難…
これがどちらかは分かりません。
もしも万引きなどの可能性がある差異が出ている場合は
その後、しばらく注意しておくことも必要になります。
なるべく差異を出さない為に…
なるべく差異を出さない為には、常日頃からなるべく
処理はすぐにやる、ということですね。
何らかの処理を後回しにしてしまうと、やはり忘れてしまって
それが原因で差異が出てしまう！なんてこともあります。
やはり、作業は可能である限り、後回しにせず、その場で
一つ一つ片づけておきたいところです。
入庫にせよ、転送作業にせよ、備品転用にせよ
在庫が絡んでくる業務に関しては、
「その場」で片づけてしまうことを、意識して
やっていった方が良いかと思います。
また、日々の確認も大事ですね。
レジ打ちの確認だとか、入庫処理の確認。
特に、レジで２重打ちしていれば、毎日売上が正しいかを
確認している場合、その日のうちに分かるはずです。
とにかく、日々の確認は大切ですよ！
まとめ
棚卸の差異が出た場合、私の前の勤務先では上のような原因で
あることがほとんどでした。
もちろん、職場の取り扱い商品や業種などによって、
若干の違いは出てくると思いますが、
大体、職場ごとにパターンは決まっていると思いますから、
そのパターンの傾向を覚えて、なるべく早く差異チェックを終わらせることが
できるように頑張りましょう！
普段から、在庫に関わる部分は注意するように意識していけると良いですね。
