棚卸しって何をするの? お店の棚卸の始まりから終わりまで

仕事

店員Kです!

時々、お店で「棚卸作業」というのを聞いたことはありませんか?

お店によっては「棚卸作業時」は、休みにして、
棚卸作業をしているところもあります。

私の前の勤務先でも、棚卸作業の日は、棚卸が終了するまで
お店を閉めて、営業していない状態でした。

ですが、一般の方からすれば
「棚卸作業って何?」って感じだと思います。

そこで、今回の記事では、お店の棚卸作業の流れをご紹介
していきます。

ただ、棚卸のやり方は、企業やお店などによって異なると
思いますから、
あくまでもこんな感じの作業なんだ、、ということで
参考までにお願いします!
(やり方をご紹介する記事ではなく、棚卸ってどんな感じ?という
流れを紹介していく記事なので、ご了承ください!)

棚卸しとは?

専門的用語を出して説明すると「???」だと思いますので、
物凄く雑に、簡単に説明してしまうと
「お店にどんな商品があるか、そしてどのぐらいの金額分の商品が
 在庫としてお店にあるのか」を確認する作業です。

加えて、お店にきちんと在庫があるかを確認するための
作業でもあります。

小売業は、大半のお店がPC上で、在庫を管理しています。

そのPC上の在庫と実際にお店にある在庫を照らし合わせ、
お店の商品が無くなっていないかを確認する意味合いもあります。

もしも、PC上よりも、実際にある数の方が少ない場合は、
お店の中の誰かや、お客様が盗んでいる可能性も否定はできませんし、
レジへの入力ミスである可能性もあります。

棚卸の流れ

私の旧勤務先の場合の棚卸作業の流れをご紹介しますね。
お店によっては大分違うと思いますが、
大まかな流れとしてはこんな感じかと思います。

ちなみに、参考までに業種は、
トレカ・ゲーム・スマホなどの中古買取&販売店舗でした。
そのため、お店には在庫がたくさんあるわけです。

商品の数をひたすら数える

棚卸のメインの作業はこれです。
お店にある商品の数を数える。
1個1個、全部です。

品数が少ない業種ならともかく、私のお店は
数万点の商品がありました。

そのため、商品の数を数えるのに1日レベルの時間が
かかりました。

棚卸は、私の前の勤務先では
〇〇日の夜~翌日午前中、という感じでやっていました。

1日目は早く閉店して、
2日目は棚卸終了次第営業再開、という感じですね。

で、商品の数をひたすら数えるのですが
流石に手作業だと日が暮れてしまいますので、
私のお店は「ハンディ」という機械を利用していました。

バーコード部分を読み取ると、商品情報が登録されて、
そのデータをPCに送信することで、在庫管理ができると言うモノです。

と、いうことで作業としてはまずは
「お店にある全ての商品のバーコードを、その機械で読み取る」という
作業でした。。

これが相当時間のかかる作業でしたね…

ちなみに、中古のカードだとか、そういう”バーコードのない商品”に
関しては、バーコードを読み取ることはできません。

こちらに関しては、手計算でした。
例えば、売価100円のカードが200枚、200円のカードが500枚
と言うように金額と、個数を専用の用紙に記録していった感じです。

差異の確認

次に、全ての商品の確認を終えたら、際の確認です。
パソコンにデータを取り込んで、集計処理を行うと
(専用のソフトでやっていました)
パソコン上に記録された在庫の数と、実際にお店にある数で
”差異”があるものに関してはPC上に表示されるように
なっていました。

これが、結構ずれるんですよね…。

なので、全ての商品を取り込んだあとは
間違い探しをしていました。

何故、実際の商品の数と
コンピューターに記録された在庫の数がずれてしまうのか…。

原因は色々ありますが、主に
「取り込み時のミス」でしたね。
膨大な数の商品のバーコードを読み取るので、どうしても
何個か飛ばしてしまったり、同じものを2回読み取りしてしまったり、
そういう手作業のミスが差異の大半の原因でした。

また、分かりにくい場所に置いてあった商品の
バーコードの取り込み忘れなどもありましたね…。

一部ではありますが、本当に最後まで原因不明で、
盗難の疑いがあるものなどもありました。

集計作業

最後に集計作業です。
コンピューターに取り込んだものに関しては勝手に
機械上で在庫金額を計算してくれていたので、
何もする必要はありませんでしたが、
バーコードの無いものは、手で金額を計算して、
それをコンピューター上に入力する必要がありました。

入力後に、PC上で最終の集計をかければ、
お店で行う棚卸作業は終了となります。
めでたしめでたし(?)

本社に報告

私の旧勤務先は会社の経営のお店だったので、
本社に報告する必要がありました。
PCで集計をかけたあとに表示される集計結果を
紙に転記して、それを会社の本部にファックスしました。

その後、棚卸の集計結果を本部がまとめて、
棚卸作業は完全に終了です。

この、本部にファックスした後に、本部が各店の集計結果を確認、
さらに全店分の集計などを行っていたようですが、
私は店舗の人間だったので、これ以上のことは分かりません。

ただ、普段仕事をしない本部のトップの人間が
イライラしていたところを見ると、それなりに大変な仕事では
あったのでしょう。

お店を閉めるのはなぜ?

棚卸時に営業をやめるお店があるのは、作業が出来なくなってしまうからですね。
棚卸の作業中に商品が売れたり、
私の旧勤務先の場合、買取もやってましたので、在庫が増えてしまったり
すると、結構棚卸作業上、厄介だったものです。

また、集計作業の最中に途中で呼ばれてしまったりすると、
作業がどこまで進んだか分からなくなってしまったり、
棚卸の最中は、普段出さないような部分まで、商品を出したりして
店内の足の踏み場的な問題や見栄え的な問題もあり、
営業が出来ない状態でした。

そのため、棚卸時はお店を閉めて、なんてところも多いですね。

ちなみにコンビニなどでは棚卸のために本社スタッフか
何かがやってきて、営業しながらピコピコやって、一瞬で片づけて
しまうと聞きましたが、私はその経験はないので、
どのようなシステムになっていたのかはワカリマセン。

事前にある程度進めていた

私の会社の場合、棚卸は事前にある程度進めていました。
夜~翌日朝にかけてだけでは絶対に終わらない量の在庫が
あったので、絶対に売れないような商品だとか、
奥にしまいこんであるストックの商品などは、
棚卸の2週間前ぐらいからコツコツと進めていた感じですね。

私のアルバイト時代の店長の一人は「夏休みの宿題を最後にやるタイプ」と
豪語していただけあって、事前に全然進めず、
そのため、棚卸も全然終わらず、
当日には当然終わらなかったので、
不機嫌な態度でアルバイトスタッフさんには深夜0時近くまで棚卸作業を強要し、
店長自身は徹夜で朝まで棚卸作業をしていたようです。

計画的にやらないと棚卸作業は本当に大変です。
そのため、その後任の店長や、私はいつも早めに作業を始めていました。。

まとめ

以上が、私の旧勤務先の棚卸作業の流れでした。
これが全貌、というわけではないですが、
簡単に言えば「お店の中の商品を全て数える」
そんな感じの作業です。

単純作業ではあるのですが、やはり品数が膨大なので、
ミスも発生しますし、必ずいくつか行方不明になる商品などもありました。

自営業になったあとも、棚卸は続けているのですが
(基本、やらなくてはならない)
私のお店はPOS(機械上での管理)をできるほど費用が無いので
全て手計算です。

ただし、品数がだいぶ減った分、楽ではあるのですけれどね…。