バイト先の集まりの幹事をすることになったら?手順と注意点

店員Kです!

バイト先によっては、
忘年会や歓迎会、送別会などを行う場所もありますよね。

そして、場合によってはあなたが幹事となることも
あるかと思います。

バイト先の集まりの幹事になった場合、何をすれば良いのか?
いきなり任命されると途方に暮れてしまうこともあるかと思います。

そこで、今回はバイト先の集まりの幹事に任命された場合、
どのような点に気をつければ良いかを書いていきます!

初めて幹事に任命されてしまった(?)場合の参考にどうぞ!

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幹事って何をするの?

バイト先の集まりですから、それほど、怖がる必要はありません。
大手企業の集まりなどであれば、大勢人が出席するかもしれませんが
バイト先であれば、それほど大人数になることはあまりないかと
思います。緊張せずに、気楽にやれば大丈夫ですよ。

で、何をするのかは、バイト先によって異なるとは思いますが
・出席者&欠席者の確認
・出席者の出れる日を確認&日程の決定
・お店の決定
・集まりの概要の連絡

この4つでしょうね。
これから順番に説明していきます。
どれも、そんなに難しいことではないので安心してくださいね^^

①出席者&欠席者の確認

まずはこれをしないことには始まりません。
お店の予約をとるにも、出席人数が何人だか分からないと
どうにもなりませんからね。

これは、バイト先の掲示板や連絡ノートなどがあれば、
そこに「〇〇をやりたいと思いますので出欠を確認します」みたいな
カタチで出席・欠席を確認すれば良いです。

LINEやメールなどで連絡を取れる場合はそちらでもOKですね。

で、誰が出席するのか、誰が欠席するのかをまとめていきます。

大丈夫だとは思いますが「出ろよ」みたいな強制はダメです。
あくまでもスタッフさんそれぞれの意思を尊重して下さい。

ちなみに、出欠をとると同時に②も一緒に確認してしまっても
良いかもしれませんね。

②出席者の参加可能日時確認

次に、出席のスタッフさん、社員の参加できる日時を確認します。
バイト先に全員が出勤する日なんて無いでしょうから、
この確認は必須です。
「20日~30日の間で実施しようと思います。
 参加できる日に〇をお願いします」みたいな感じで希望を
調査するのが良いのではないでしょうか。

希望が集まったら、全員が出られる日があればそこで決定すれば良いですし、
全員が出られる日が無ければ、調整しつつ、それでも無理であれば、
なるべく多くの人数が出席できる日を選びます。

日程を決定したら次の段階へ進みましょう。

③お店を選ぶ

次に、集まりを実施するお店を選びましょう。
バイトと店長の集まりなどであれば、普通の居酒屋などで良いと思います。
変に洒落たレストランなどにする必要はありません。
普通が一番です。

お店選びのポイントは「バイト先から近い事」
バイト先から遠く離れた場所は避けた方が良いです。
また、特定の人物だけに近い場所も避けましょう。
要らぬトラブルの原因となります。
全員のスタッフに公平に、という意味でも、バイト先の近くの
お店を選ぶのがベストです。

次に「営業時間」を確認。
私の場合がそうだったのですが、バイト先の仕事終わり
(閉店時間)などが遅い場合など、集まりの開始が遅くなってしまう場合。
この場合は予約しようとしているお店の”営業時間”を必ず
確認しましょう。
場所によっては24時だとか、そのぐらいで終わってしまうお店も
ありますから、予めしっかり確認しておきましょう。

そこまで確認したら、一応参加者の好みなどをそれとなく確認
しておくと良いと思います。
例えば、アレルギーのスタッフが居ないかどうかなど…。
また、焼き鳥嫌い!って言う人が居たら、焼き鳥メインのお店は
避けるなどの配慮はしたほうが良いかもしれません。

こんな感じで、条件に合うお店を見つけたら、
予めそこで「予約」しておくと良いと思います。
どこの居酒屋でも電話をすれば、基本予約することができます。

電話をして、希望日・参加人数・代表者氏名・希望時間・電話番号を
伝えるだけです!
特に心配する必要はありません!簡単ですね!

なお、予約するときには日付を間違えないようにしましょう。
予約日付を間違えているとパーになります(笑)
予約が終わったら予約日を確認して、メモしておくなど、しておきましょう。

④情報伝達

そして、お店と日程が決まったら、参加者全員にちゃんと開催日時と
場所をしっかりとお伝えしておきましょう。
待ち合わせ時間は予約時間の15分前とか、そのぐらいでよいかと思います。
バイト終わりの人を待って、そのまま行く場合は、バイト先を
待ち合わせ場所にすればよいかと思います。

概要などを書いた紙を作って、バイト先に貼りだしておいても
良いと思いますし、LINEやメールでの連絡が出来る状態であれば
メールやLINEで送信してしまえばよいと思います。

⑤当日…

ちゃんと伝達していれば特にもうすることはないと思います
当日までに予定が変わり、出られなくなってしまった人が
居るなどした場合は、その取りまとめなどだけすれば
良いと思います。

私のバイト先(後に店長になりました)では、当日は特にすることは
なかったですね。バイト先によっては乾杯の音頭を…
とかはあると思いますが、あくまでバイト先なので、
そこまで難しく考える必要はないと思いますよ!

幹事の注意点

バイト先の集まりの幹事、ということで特にそんなに心配
することは無いとは思うのですが、一応注意するべき点、
注意点をあげておきますね。
この辺りさえ気をつければ大丈夫でしょう。

①連絡関係に注意!

他のバイトスタッフさんや店長の希望日や希望時間は
ちゃんとしっかりと確認しましょう。
また、日時などを決めた後の情報伝達もしっかりと。

ちなみに、LINEなどで連絡する場合でも、
「全員の連絡先」をあなたが知らない場合、ちゃんと連絡先を
知らない人にも集まりの概要が伝わるように
誰かに頼んで連絡してもらうか、直接口頭で伝えるようにしましょう。

間違っても、日付をしらせてなかった!
なんてことにはならないようにしましょう!
トラブルの元にもなりますから…

②店のチョイスを間違えない

これも大事ですね。上でも書いたとおりですが、
魚介がダメな人が居るのに、魚介中心の居酒屋にしたりだとか、
営業時間が短い居酒屋を間違えて予約してしてしまったりだとか、
あまりに高いお店を予約してしまっただとか、
そういうことはせずに周囲に意見を反映した”無難”な居酒屋を
選べばよいかと思います

③やらかさないように注意

これは、どういうことか。
それは「予約日を間違えること」ですね。
これをやってしまうと最悪です。
集まりムードが一転、あなたが代わりの店を探すことになる上に、
周囲からの反応も場合によっては冷ややかになってしまいます。

また、居酒屋に予約のキャンセルの電話を入れなくては
なりませんし、何だかんだで相当手間がかかります。

予約をする際には必ず、日付を確認し、
相手にきちんと伝わったかはどうかの確認も
しておきましょう。

まとめ

バイト先の歓迎会、忘年会、送別会、新年会などなど…
もしも幹事を任されたのであれば、上のような点を
気をつけながら、幹事をやっていきましょう!

ただ、アルバイト先の幹事なんて、
それほど緊張しなくても大丈夫です。

上のような事柄に気をつけてやっていれば、
案外、多少、ミスがあっても皆さん許してくれます。

正社員で、上司などが大勢絡むような集まりであれば
もっと慎重になるのもわかりますが、
バイト先の集まりであれば、気楽に、いつもどおりの
あなたのペースでやっていけば大丈夫だと思いますよ!


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