発送ミスにご用心!発送ミス防止策&起きてしまったら…

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店員Kです!

オークションやメルカリなどでの発送を
行っている際に、数が多くなってくると、
どうしても発送ミスをしてしまうようなことがあるかと思います。

1コ2個ぐらいであればともかく、
毎日のように大量の品物を送っているような人は、特に注意しなければ
なりません!

確かに、送る側にとって、大量の商品を送っていれば、ミスの確率が
増えるのは仕方の無いことです。
しかしながら、受け取る側からしてみればそんなこと
関係ない!というのも事実ですからね…

今回は発送ミスにご用心!ということで発送ミスをなるべく
減らすための方法、もしも発送ミスが起きてしまった場合
どうすれば良いかをご紹介していきます!

発送ミスの予防と起きてしまったら…?

発送ミスは、起こさないことが第一です。
起こさなければトラブルにはなりませんからね。
ですが、発送ミスは時として起きてしまうものです。
特に、かなりの数の商品発送を行っているような人や
お店であれば尚更発送ミスが起きる可能性は高くなっていきます。

ですので、発送ミスが起きてしまった場合の対処法を
ちゃんと覚えておくことが大切になります。

予防方法と発送ミス時の対処法を順番にお話していきましょう!

発送ミスを予防する方法

発送ミスを予防する方法はとにかく「確認すること」です。
2重、3重の確認。
これをすることで発送ミスを防ぐことができます。
宛先は間違っていないか、送る荷物を間違えていないか、
送る荷物に不備はないか、そして時間帯指定など、
購入者側からの要望に対応するのを忘れていないか。
そのあたりですね。
これらの部分をしっかりと確認することこそが、
発送ミスの予防につながるのです。

また、お店などで複数人数で発送を担当している場合は、
誰がどこまで作業をやったのか、などなど
引き継ぎをしっかりと行うこともまた、大事なポイントの
1つになりますから、忘れないように対処するようにしましょう。

発送ミスを起こしてしまった場合の対処

しかしながら、発送ミスをしてしまうことも、
人間ですからあるかと思います。
できうる限り発送ミスを減らすことはできても、
それを0にすることは難しいですからね。

しかしながら、発送ミスをしてしまった場合は
できる限り迅速に対応する必要があります。
ここの対応を間違えてしまうと、
クレームに発展したり、互いに不愉快な思いを
することになってしまいます
(一番不愉快なのは、当然、商品を購入した方だと思いますが)

発送ミスをしてしまった場合の対処方法を
それぞれ書いていきます!

・発送直後に気づいた場合
もしも、発送直後に何らかのミスに気付いた場合は
到着前に対処しましょう。
相手の場所に届いてさえいなければ、
無用なトラブルを避けることに繋がります。
自分が荷物を差出した配送業者に連絡して
荷物を戻して貰うようにしましょう。
その上で荷物が戻ってきたら、正しい方法で送り直しましょう。
また、その際に時間がかかる場合は、購入者の方に、連絡して
到着が遅れることをしっかりとお伝えするようにしましょう!

・到着前に運送会社から連絡を受けた場合
住所などが間違っていた場合、購入者の元に到着するまでに、
運送会社から連絡が来る場合があります。
住所を間違っていたり、宛先を間違っている場合は、
このパターンに該当することになりますね。
その場合は、運送会社の方と、電話で話して、
もしも電話だけで解決されそうな場合は、それで修正してもらって
そのまま届けてもらえば良いと思いますし、
電話だけで解決できそうにない事柄の場合は、一度荷物を
自分のところに戻してもらって、修正した上で再度発送するようにしましょう。
この場合も、時間がかかりそうであれば、購入者の方にしっかりと連絡を
しておくことが大切になりますよ!

・到着後に購入者から連絡を受けた場合
多くの場合はこちらのパターンだと思います。
発送後、到着までに自分で気付くことができなかった場合は
購入者の方から連絡が来るはずですからね。
もしも、連絡を受けた場合、何がどのように、間違っていたかを
確認しましょう。
送った商品に間違えがあったのか、
それとも、商品に不備があったのか、それらを確認しましょう。
対応方法としては交換するか、返金するか、になります。
同じものが手元にある場合は、交換品を発送するのも良いですし、
手元にない場合は、返金するしかありません。

返金を行う場合は、購入者の方に、振込口座などを
確認して、指定された口座に振り込みを行うようにしましょう。
また、間違って送ってしまった商品、不備のあった商品は
送り返してもらうか、そのまま購入者に渡してしまうか、
どちらか選んでください。
一番購入者にとって負担がないのは「返送をお願いせずに
そのまま渡してしまうこと」です。
返送をお願いする際は、着払いで返送をお願いするのがふつうですが、
それでも相手に手間をかけるのは確かですから、
相手のことを第1に考えるのであれば、そのまま相手に
あげてしまうのがベストです。

・入れ違いが発生してしまった場合
複数の商品を発送している場合に、ありがちなことが、
発送商品の入れ替わりになりますね。
Aに送る商品をBに送ってしまい、
Bに送る商品をAに送ってしまう、ということです。
これをやってしまった場合、先にどちらかの購入者から
連絡が来ると思いますから、連絡を受けて、入れ違いが
発覚した場合は、早めに対処するようにしましょう。
双方から商品を送り返してもらい(両方着払い)、
両方が戻ってきたら、正しい商品を送るようにしましょう。

・相手から連絡が無い場合
間違えて商品を発送した場合でも、相手からの連絡が無い!
という場合もあります。
これはどういうことかと言うと、いくつかの理由が考えられます。
「そもそも相手も間違えに気づいていない」
「気付いたけどやりとりが面倒臭いからいいやと思っている」
「このまま言わないほうがラッキーだから黙っている」
このどれかですね。
いずれの場合も、”確実に間違えた”のであれば連絡を
とってみても良いですが、”あやふや”な場合は
相手からの連絡を待つほうが良いです。
基本的には連絡をしてくるはずです。

もしも、連絡がなかったり確認しても「正しいのが来た」と
言っている場合は、それ以上の対応は難しいです。

クレームになった場合

気を付けていても、クレームになる可能性はあります。
まぁ、こちらが送り間違えをしているわけですから
これは当然と言えば当然ですし、
この場合のクレームは、クレーマーなどではなく、
正当なクレームです。

もしも、購入者の方がお怒りであれば、
しっかりと謝る必要があります。
”過剰な要求”にまで従う必要はありませんが、
常識の範囲内で出来る限りの対応はする必要が
ありますから、ちゃんと最後まで対応しましょう。

そして、一度起きてしまったことは消せませんから
どうしてそのミスが起きてしまったのかをしっかりと
考えて、直すべきところは直すようにしましょう…!

まとめ

商品の発送ミスはどうしても起きてしまう時には
起きてしまいます。
人間は完璧な生き物じゃありませんし、
どんなに気を付けていても、うっかりしてしまうことは
あるかと思います。

荷物を取り扱う件数が増えれば増えるほど
ミスをする可能性も上がってしまうでしょう。
もちろん、それをできる限り減らすための
努力は必要です!

ですが、それでも0にすることはなかなか
難しいのも事実ですから、
もしもミスをしてしまった場合は、なるべく早く
行動するようにすること、そしてこれまでに
書いてきたような対応方法をしっかりと覚えておくように
心がけましょう。